5 consejos para optimizar tu tiempo

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Con decenas de emails, llamadas, reuniones y tareas en la agenda ¿Cómo debes administrar tu tiempo de una manera más eficaz para tu despacho? Aquí te dejamos 5 consejos imprescindibles para optimizar tu tiempo en el trabajo.

La regla de los 2 minutos. David Allen, un experto en la optimización del tiempo, tiene una regla básica: Si algo se puede hacer en dos minutos o menos, es mejor que lo hagas en ese mismo momento en vez de buscar un hueco en la agenda para hacerlo después. Esta regla se debe a que en el tiempo que pierdes organizando tu agenda ya podrías haber hecho la tarea.

  1. Quédate lejos del teléfono. Esto puede ser una de las tareas más difíciles, por ello lo mejor es que organices tus llamadas en bloques distribuidos por la mañana y por la tarde. De esta forma no perderás tiempo estando pendiente del teléfono y tu efectividad a la hora de trabajar mejorará.
  2. Actualiza tu correo electrónico con menos frecuencia. Una persona mira su correo electrónico en una media de 20-30 minutos durante su día laboral. ¿Te has parado a pensar cuántos de esos correos necesitan una respuesta urgente? Lo más probable es que ninguno, por ello para optimizar tu tiempo establece un horario para actualizar tus correos al igual que con las llamadas. Lee y responde los correos en el mismo orden que te han llegado.
  3. Identifica cuánto tiempo malgastas al día y redúcelo. Aquí no se trata de eliminar las charlas con los compañeros de trabajo sobre el partido de fútbol de anoche. Si no de reuniones innecesarias, falta de concentración cuando estás realizando las tareas, interrupciones, uso de la mensajería instantánea. Intenta evitar estas circunstancias, avisa de que en cuanto termines tu trabajo te pondrás en contacto con aquellas personas que te necesitan y entonces podrás mostrarles toda tu atención.
  4. Reprograma tu agenda cuando sea necesario. Es importante que si se cancela una cita o te la cambian de hora reorganices tu agenda, en caso de no hacerlo puede que estés desperdiciando bastante tiempo.

 

  1. Las habilidades de gestión para la optimización del tiempo se van adquiriendo mediante el uso constante de buenas prácticas como las ya mencionadas. Gracias a la regla de los 2 minutos, la organización de llamadas y chequeo de emails por bloques.

 

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