Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.
Elaboración
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
- Definir el contenido:
· Introducción.
· Objetivos.
· Áreas de aplicación.
· Responsables.
· Políticas.
· Descripción de las operaciones.
· Formatos.
· Diagramas de flujo.
· Terminología.
2. Recopilación de información
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
· Las fuentes de información más comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
· Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa.
Recomendaciones generales de presentación
· La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboración.
d. Responsables de la revisión y autorización.
e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.
h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.
Revisión, aprobación, distribución e implantación
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.
Actualización
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.
http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm